Chuyển Đổi Số cho Ngành In và Bao Bì (Phần 1)

1. GIỚI THIỆU

Đại dịch Covid-19 đang thúc đẩy vòng xoay kỹ thuật số toàn cầu, buộc các doanh nghiệp phải suy nghĩ lại về các quy trình và chiến lược của họ trong thời kỳ “bình thường mới”. Đại đa số các các nhà phân tích đều đồng tình rằng “Đầu tư vào công nghệ sẽ giúp giảm thiểu tác động do đại dịch Covid 19 gây ra, trong ngắn hạn và dài hạn”, đồng thời nó sẽ giúp doanh nghiệp phát triển kịp với tốc độ của thời đại.

Các thống kê trên thế giới cho thấy có đến 30% các doanh nghiệp không quan tâm đến chuyển đổi số. Tại Việt Nam ta con số này có thể lớn hơn và chúng ta đang hy vọng rằng ngành In và Bao bì có mức chuyển đổi số cao hơn. Nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu doanh nghiệp bạn nằm trong số các tổ chức chưa thực hiện bất kỳ thay đổi kỹ thuật số lớn nào, ngay cả trước khi đại dịch bắt đầu?

Ngày nay, việc chuyển đổi sang kỹ thuật số không chỉ quan trọng mà còn cấp thiết, giúp doanh nghiệp bạn xây dựng và mở rộng hệ thống khách hàng, gia tăng vị thế cạnh tranh so với đối thủ cùng ngành. Đồng thời xác định các xu hướng định hình hoạt động kinh doanh trong thời gian dài, sau khủng hoảng.

Tại ePrintPack, chúng tôi đang nghiên cứu để làm sáng tỏ những vấn đề xoay quanh chuyển đổi số hoạt động kinh doanh nhằm giúp các nhà in và bao bì cảm thấy tự tin tiến về phía trước trong thế giới hậu COVID.

Trước khi đi sâu vào chuyển đổi số cho ngành In và bao bì, chúng ta hãy tìm hiểu sơ bộ về chuyển đổi số cho các ngành công nghiệp.

2. ĐỊNH NGHĨA CHUYỂN ĐỔI SỐ

Mặc dù khái niệm “chuyển đổi số” hay “Chuyển đổi kỹ thuật số” đã xuất hiện từ cuối những năm 1990, vẫn còn rất nhiều sự nhầm lẫn về định nghĩa chính xác của nó. Đó cũng là một trong những lý do khiến quá trình chuyển đổi số trở nên khó hiểu và bị triển khai lệch lạc.

Một số người cho rằng chuyển đổi số là việc tích hợp công nghệ toàn diện vào tất cả các lĩnh vực kinh doanh, thay đổi cách vận hành nhằm mang lại giá trị cho khách hàng.

Một số khác sử dụng nó để chỉ bất kỳ sự chuyển đổi số nào, chẳng hạn như chuyển lưu trữ dữ liệu sang đám mây hoặc áp dụng các phương tiện truyền thông miễn phí như Zalo, Viber, Messenger… để liên lạc.

Trong ngành in và bao bì, nếu chúng ta hỏi các vị quản lý ở nhiều công ty khác nhau, bạn sẽ nghe thấy những quan điểm hoàn toàn khác về ý nghĩa của chuyển đổi số. Điều này cũng giống như khi bạn hỏi các tổ chức chuyển đổi số về khái niệm này. Càng hỏi nhiều càng rối.

Thuật ngữ chuyển đổi số đã & đang bị lạm dụng đến mức nó trở thành một câu cửa miệng vô nghĩa. Nếu không có sự chuẩn bị và chiến lược tốt, chuyển đổi số chưa chắc đã mang lại lợi ích cho doanh nghiệp; vấn đề mấu chốt là làm thế nào để chuyển đổi doanh nghiệp phù hợp với thực tế đang thay đổi”.  Rất nhiều doanh nghiệp bắt đầu chuyển đổi số bằng cách họp lại và hô khẩu hiệu để thể hiện sự quyết tâm hay thành lập ban chuyển đổi số và tiếp tục ngồi chờ. Nếu lãnh đạo quá bận rộn hay công ty chưa tìm được người đủ tầm để dẫn dắt doanh nghiệp chuyển đổi số thì bạn nên thuê tư vấn có tầm, có kinh nghiệm và hiểu biết về ngành nghề. Tất nhiên chuyên gia này sẽ không bao giờ yêu cầu bạn chuyển đổi số bằng mọi giá nếu chưa nắm rõ hiện trạng doanh nghiệp.

Chúng tôi cho rằng chuyển đổi số nên được hiểu đúng như định nghĩa trong từ điển: “Chuyển đổi số là quá trình ứng dụng những tiến bộ công nghệ kỹ thuật số để tạo ra hoặc điều chỉnh các quy trình kinh doanh, văn hóa và trải nghiệm khách hàng hiện có nhằm đáp ứng nhu cầu tất yếu của thị trường. Đồng thời gia tăng lợi nhuận & lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp so với đối thủ cùng ngành.”

Nói tóm lại, chuyển đổi số là ứng dụng tiến bộ công nghệ kỹ thuật số để thực hiện các mục tiêu doanh nghiệp bạn hướng tới.

3. NĂM YẾU TỐ QUAN TRỌNG TRONG CHUYỂN ĐỔI SỐ

Trước hết nhà sản xuất In và bao bì cần xoá bỏ tư duy gia công một phần, tất cả những gì chúng ta làm ra đều đều hướng đến sản phẩm cuối cùng và nếu ta thực hiện dịch vụ ghi kẽm, gia công in hay đóng sách thì đó vẫn là sản phẩm cụ thể của mỗi công đoạn đó: tấm kẽm được ghi đúng tiêu chuẩn XYZ theo đặc tuyến in hay hồ sơ màu của nhà In; tờ in hoàn chỉnh đạt tiêu chuẩn ABC và sẵn sàng cho gia công tiếp theo và sách được đóng theo tiêu chuẩn TCVN 1234,… ngay cả cách chúng ta phục vụ khách hàng cũng chính là một phần của sản phẩm.

Một quy trình chuyển đổi số thành công phải là sự tổng hòa của cả 5 yếu tố dưới đây. Nếu thiếu đi một trong các yếu tố, doanh nghiệp của bạn hẳn đang phung phí nguồn lực.

3.1. Thiết lập chiến lược & văn hóa dài hạn

Nghe có vẻ hơi lạ khi các doanh nghiệp in và bao bì phải có nền tảng văn hoá thì mới xem xét đến chuyển đổi số. Nói một cách nôm na, sự phát triển tất yếu chỉ xảy ra khi doanh nghiệp có chiến lược tốt và nền tảng văn hoá cơ bản phù hợp với các giá trị truyền thống của doanh nghiệp. Với doanh nghiệp, nếu chiến lược được ví như Hạt giống thì văn hóa sẽ được xem là Đất. Nếu “Đất” không tốt thì dù có cố gắng cách mấy, “Hạt” cũng không thể nảy mầm và lớn mạnh được, và ngược lại. Tuy nhiên, việc kiến tạo nên một “mảnh đất tốt” luôn là một bài toán đau đầu của các doanh nghiệp.

Ở Việt Nam, câu chuyện về chiến lược và văn hoá doanh nghiệp vẫn luôn là một đề tài hết sức nóng bỏng. Dễ thấy nhất là những trăn trở của rất nhiều doanh nghiệp như: “Tại sao đã làm đủ mọi cách, đã đào tạo đủ các thứ mà thái độ làm việc của nhân viên vẫn chưa tốt và hiệu quả làm việc vẫn chưa cao?”, “Làm sao để nhân viên nhiệt huyết hơn, gắn bó hơn?”, “Làm thế nào để hạn chế những mâu thuẫn?”, ...

Ở đâu cũng nói đến văn hoá doanh nghiệp, nhưng nhà In nào mà toàn thể nhân viên được đào tạo thường xuyên, đều chú trọng đến chất lượng và huấn luyện nhân viên tự giác chủ động khai báo hư hỏng do chính mình gây ra và không bao giờ dám giao hàng lỗi cho khách? Chúng ta vẫn thường trưng bày câu nói hay và hô khẩu hiệu hơn là hành động.

Vậy, đâu là lời giải cho bài toán này?

Hãy cùng xem xét một vài bước cơ bản để xây dựng lên một chiến lược văn hoá hiệu quả.

Bước 1: Xác định Nhiệm vụ - Tầm nhìn – Giá trị cốt lõi của công ty và đưa chúng vào thực tiễn

Nhiệm vụ của tổ chức sẽ giúp bạn hiểu tại sao công việc kinh doanh này lại tồn tại và nó đang phục vụ ai. Tầm nhìn sẽ đưa ra những điều mà doanh nghiệp muốn đạt được và nơi nó thuộc về trong tương lai. Giá trị của tổ chức là niềm tin đằng sau, lèo lái cách mọi hoạt động diễn ra. Công việc này không dễ dàng và cũng không có sẵn những khuôn mẫu để áp dụng với mọi doanh nghiệp. Nhiệm vụ, tầm nhìn và giá trị của một doanh nghiệp sẽ đóng vai trò quan trọng trong việc hình thành chiến lược và văn hoá của công ty.

Bước 2: Tuyển dụng các nhân viên có khả năng bổ sung lẫn nhau

Sau khi đề ra các quy tắc văn hóa nơi công sở, bạn sẽ có xu hướng tuyển dụng những ứng cử viên có cùng niềm tin hoặc đề cao những giá trị tương tự như bạn, nhưng thật ra, một đội ngũ nhân viên đa dạng quan điểm sẽ đưa ra vô số những ý tưởng rất đáng chú ý. Hãy nâng cao văn hóa doanh nghiệp của bạn bằng cách tuyển dụng và tạo điều kiện để những nhân viên phù hợp có khả năng bổ sung cho nhau làm việc trong cùng một nhóm.

Bước 3: Sử dụng các công cụ đo lường, đánh giá kết quả.

Khi chiến lược được thiết lập, doanh nghiệp cần rà soát xem các mục tiêu đặt ra được thực hiện đến đâu để đánh giá kết quả và hiệu quả. Ngoài những tiêu chí đánh giá tự xây dựng, công ty nên sử dụng thêm các công cụ đánh giá có sẵn để thu được mức độ đánh giá chính xác và toàn diện.

3.2. Gắn kết và tối ưu hóa trải nghiệm khách hàng là yếu tố sống còn

Rất nhiều doanh nghiệp in và bao bì khi đọc đến đoạn trải nghiệm khách hàng cứ nghĩ là mình chỉ là mmotj công ty gia công không bán sản phẩm nên bỏ qua. Thực tế cho thấy các doanh nghiệp in và bao bì là nhà cung cấp dịch vụ, mà các hoạt động trải nghiệm phải được thiết kế và có thể làm tốt nhất theo phương pháp truyền thống hay trên các kênh online do các sàn thương mại điện tử mang lại.

Từ năm 2020, trải nghiệm khách hàng đã không đơn thuần chỉ là phân biệt tên gọi hay giá cả, cũng không đơn thuần chỉ là trải nghiệm online hay offline tại cửa hàng, mà là tổng hòa tất cả những tương tác với thương hiệu. Điều này có nghĩa, tất cả những thứ bạn bán, kể cả dịch vụ, và cách bạn bán, sẽ đều trở thành hàng hóa.

Giống một chiếc bánh ngọt, trải nghiệm khách hàng cần có sự hòa quyện của nhiều lớp (brand layering) khác nhau: Một lớp dịch vụ khách hàng hoàn hảo, một lớp tương tác trực tiếp với sản phẩm tại công ty và một lớp quá trình thanh toán an toàn mà đơn giàn nhất có thể.

Việc đầu tiên doanh nghiệp cần phải làm là lập bản đồ hành trình khách hàng, gắn kết những trải nghiệm này thành một chuỗi liên tục trong mọi giai đoạn trước, trong và sau khi mua hàng, từ đó ta có thể ghi lại mọi điểm tiếp xúc (contact point) giữa khách hàng tiềm năng với doanh nghiệp.

Việc tiếp theo là bạn sẽ phải định ra những chương trình tại mỗi điểm tiếp xúc để chủ động mang lại cho khách hàng tiềm năng những cảm xúc tích cực khiến họ muốn bước tiếp trong hành trình khách hàng. Thực tế, mỗi một doanh nghiệp sẽ có những hành trình khách hàng khác nhau. Và mỗi khách hàng lại có một điểm kết thúc hành trình khác nhau tuỳ thuộc vào việc họ có hài lòng với doanh nghiệp hay không.

Trải nghiệm thương hiệu nhiều lớp là một bước đi dài hơi trong hành trình kết nối thương hiệu với khách hàng. Khi thực hiện một cách chính xác, trải nghiệm thương hiệu nhiều lớp làm tăng sự kỳ vọng của khách hàng và mở cánh cửa để thu hút thêm nhiều khách hàng mới.

3.3. Cải tiến không ngừng

Mục đích của việc cải tiến quy trình là để tăng hiệu quả và tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp. Hãy nghĩ về thời gian mà nhân viên của bạn dành để theo dõi, kiểm tra một công việc đã xong hay chưa, hoặc thảo luận về tiến độ làm việc trong cuộc họp. Những phần mềm theo dõi tiến độ công việc cho phép nhân viên cập nhật tiến độ dự án ở bất cứ đâu. Điều này giúp cuộc họp ngắn hơn, ít email hoặc Zalo qua lại hơn và tất nhiên là tăng năng suất hiệu quả gấp nhiều lần.

Cải tiến quy trình nhằm tăng năng suất làm việc là lợi thế cạnh tranh cốt lõi trong môi trường kinh doanh đầy biến động ngày nay. Nếu bạn là một nhân viên, tăng năng suất làm việc là yếu tố quan trọng giúp bạn thăng tiến trong sự nghiệp. Nếu bạn là một nhà lãnh đạo, tăng năng suất doanh nghiệp có thể giúp cải thiện kết quả kinh doanh và giúp doanh nghiệp đón đầu, dự báo những thăng trầm trong kinh doanh tốt hơn các doanh nghiệp khác. Dù bạn là ai, năng suất làm việc là vấn đề hàng đầu bạn cần quan tâm nếu muốn đạt được những mục tiêu dài hạn trong công việc và cuộc sống.

3.4. Sự quyết đoán trong việc áp dụng công nghệ

Với 2 tỷ người sử dụng internet băng thông cao và 51.9% dân số thế giới sở hữu điện thoại thông minh, thế giới giờ đây không chỉ “phẳng”, mà còn “tức thì”, tất cả nhờ có công nghệ.
Everything Tech – Xưa thì Kodak, nay là instagram. Xưa là Borders Books, nay là Amazon. Xưa là khách sạn, nay là Airbnb. Dù sáng tạo ra sản phẩm hay dịch vụ gì cũng phải áp dụng công nghệ. Sự bắt đầu của thời kỳ công nghệ với luật chơi mới đã đặt lại định nghĩa về nhu cầu và thị trường cho mọi ngành nghề.

Chỉ trong tích tắc, nền tảng công nghệ đã biến kinh doanh trở thành một sân chơi bình đẳng, nơi một công ty nhỏ có thể đánh bại một đế chế doanh nghiệp hùng mạnh với tuổi đời hàng trăm năm. Nếu năm 1930, vòng đời của một tập đoàn lớn trên bảng xếp hạng S&P500 là 65 năm thì hiện nay, tuổi thọ của họ đã giảm đi 80%, trung bình chỉ còn 15 năm.

Cứ 10 công ty có tên trong danh sách Fortune 500 hiện nay, sẽ có 4 công ty biến mất trong vòng 10 năm tới, nhường chỗ cho các công ty mới, biết tận dụng thế mạnh của công nghệ để bứt phá.

3.5. Quản lý và phân tích dữ liệu

Sự phát triển của công nghệ đã tạo ra những cách giải quyết các vấn đề tưởng như vô cùng nan giải trước đây về lưu trữ, phân tích và sử dụng dữ liệu, như các "Big data Analyst" giúp doanh nghiệp chuyển đổi dữ liệu thành tài sản vốn, biến những con số vô tri thành con số "biết nói".

Software AG, Oracle, IBM, Microsoft, SAP, EMC, HP và Dell đã chi hơn 15 tỉ USD cho các công ty chuyên về quản lí và phân tích dữ liệu.

Việc phân tích Big Data và những dữ liệu dung lượng lớn đã giúp các tổ chức kiếm được 10,66$ cho mỗi 1$ chi phí phân tích, tức là gấp 10 lần.

Kể từ năm 2010 đến nay, ngành công nghiệp Big Data có giá trị hơn 100 tỉ USD và đang tăng nhanh với tốc độ 10% mỗi năm, nhanh gấp đôi so với tổng ngành phần mềm nói chung.

Vấn đề thật sự không nằm ở việc bạn thu thập dữ liệu, thay vào đó, là bạn dùng dữ liệu để làm gì. Chỉ cần doanh nghiệp biết khai thác một cách có hiệu quả thì Big Data sẽ trở thành một khối tài sản vô giá, từ đó giúp cắt giảm chi phí, tăng thời gian phát triển và tối ưu hóa sản phẩm, đồng thời hỗ trợ con người đưa ra những quyết định đúng và hợp lý hơn.

Hành trình chuyển đổi số là một chuyến đi dài với vô vàn những thách thức xảy ra, không có thể đong đếm ra hết trong một bài viết. Khi cả thế giới đã nói quá nhiều về chuyển đổi số, các doanh nghiệp cần xem lại tại sao mình tồn tại và mình phục vụ cho ai, thì mới có thể mạnh dạn bước những bước đi đầu tiên, trên hành trình chinh phục người tiêu dùng.

‍

Trần Kiết Toàn & cộng sự
Công ty ePrintPack (ePP)

‍

Chuỗi bài viết Chuyển Đổi Số cho Ngành In và Bao Bì: Phần 1, Phần 2, Phần3, Phần 4

‍