Quản trị - Tư vấn - Huấn luyện
20/7/2022

Chuyển Đổi Số cho Ngành In và Bao Bì (Phần 3)

Chuyển Đổi Số cho Ngành In và Bao Bì (Phần 3)

5. NHỮNG NGỘ NHẬN VỀ CHUYỂN ĐỔI SỐ

Giải quyết những hiểu lầm về chuyển đổi số không yêu cầu bất kỳ kiến thức kỹ thuật chuyên sâu nào. Nó chỉ đơn giản là một sự thay đổi về quan điểm.

Nếu bạn đang cảm thấy không chắc chắn – hoặc thậm chí bị choáng ngợp – thì việc nêu ra những lầm tưởng phổ biến này có thể giúp bạn tiếp cận hành trình của mình theo một cách mới và ít căng thẳng hơn.

Ngộ nhận #1: Bạn cần một chiến lược kỹ thuật số

Trong tất cả các trường hợp doanh nghiệp in và sản xuất bao bì cần phải đảm bảo việc sản xuất và kinh doanh ổn định trước, sau đó mới là thay đổi để phát triển. Do vậy những gì bạn thực sự cần là một chiến lược kinh doanh đáng tin cậy được hỗ trợ bởi các nền tảng kỹ thuật số của hiện tại & tương lai.

Cần phải tạo chiến lược kế thừa kinh doanh như thường lệ và áp dụng một số yếu tố của số hóa vào chiến lược đó, chẳng hạn như chuyển sang đám mây hoặc chuyển sang văn phòng số không giấy tờ.

Đó là số hóa nhanh chóng – một giải pháp ngắn hạn – trái ngược với chiến lược chuyển đổi số cốt lõi.

Bạn có thể phân chia ra từng mãng và từng bước số hóa việc vận hành của mỗi bộ phận, thay vì có quá nhiều tham vọng và muốn thay đổi cùng lúc mỗi thứ.

Thay vào đó, một chiến lược kinh doanh dựa trên nền tảng công nghệ đang phát triển, với khả năng thích ứng nhanh chóng với nhu cầu và đòi hỏi thay đổi của khách hàng, sẽ duy trì tổ chức của bạn trong bình thường mới và trong tương lai.

Một ví dụ về tích hợp chuyển đổi số vào ngành in và bao bì tại Việt nam nhưng chưa phát huy hết đươc hiệu quả chính là lưu đồ làm việc tạm gọi là “P” của một nhà sản xuất máy in nổi tiếng trên thế giới. Một số nhà in Việt nam theo khuynh hướng phát triển đã mua P và phát hiện ra mình chưa thể sử dụng được! Vấn đề nằm ở đâu?  P không thực tế hay chính doanh nghiệp chưa tận dụng được nó?

Trên thực tế, P rất hiệu quả và rất nhiều nhà in trên thế giới đã tận dụng để phát triển việc sản xuất và kinh doanh của họ. Đó là một lưu đồ làm việc số hóa dành riêng cho nhà in, nó có thể thực hiện được các việc sau:

Tích hợp khách hàng: P tạo cổng thông tin web nhằm đơn giản hóa giao tiếp và tự động hóa quy trình làm việc => Hiệu quả hơn, dịch vụ khách hàng đa dạng, doanh thu nhiều hơn.

Giảm đầu mối liên hệ: Ít đầu mối liên hệ hơn và tự động hóa nhiều hơn nhằm giải phóng tiềm năng chưa được khai thác => Tốc độ sản xuất tăng lên.

Tăng năng suất và thời gian hoạt động: Lập kế hoạch hiệu quả và dữ liệu sẵn có tự động giúp tăng thời gian và năng suất hoạt động => Lợi nhuận tăng lên.

Giảm lãng phí giấy và lưu kho: Lưu các tất cả các thông số về vật liệu cho từng đơn hàng và tối ưu việc lưu kho => Giảm hao phí giấy.

Tối ưu hóa tính ổn định và khả năng lập lại chính xác các đơn hàng: Tiêu chuẩn hóa mang lại sự chắc chắn và sự ổn định. => Kết quả trong sản xuất dễ dự đoán hơn.

Trí tuệ doanh nghiệp (Business Intelligence): mô đun này cung cấp thông tin dựa quá khứ đã được chắt lọc để giúp doanh nghiệp ra quyết định dựa trên các dữ kiện thực tế.

Với những tính năng vượt trội nêu trên thì tại sao một số nhà in chưa ứng dụng thành công? 4 yếu tố có thể được lý giải tại đây:

      (1) Thói quen dựa trên quá khứ: những người liên quan trong công ty chưa làm quen với quá trình số hoá nên tất cả đều bỡ ngỡ. Mọi nỗ lực để áp dụng công nghệ mới sẽ gặp cản lực của thói quen qua khứ.

      (2) Mô hình kinh doanh của công ty, và văn hoá làm việc của họ chưa thích các giao dịch rõ ràng trên một nền tảng minh bạch.

      (3) Cơ sở hạ tầng CNTT của nhà in chưa cho phép các đầu mối sản xuất tiếp cận với thông tin kịp thời nên lưu đồ P chủ yếu “độc thoại” trong phòng kế hoạch sản xuất.

      (4) Nguồn nhân lực chưa được chuẩn bị, đặc biệt là chưa có lưu đồ sản xuất được triển khai tốt trước đó tại nhà in.

Mặc dù là đó là lý do gì, mặc dù công cụ được sử dụng như thế nào, nhưng nếu việc cải tiến hay thay đổi mà bị tách rời khỏi chiến lược kinh doanh tổng thể của doanh nghiệp thì khó mà thành công.

Ngộ nhận #2: Chuyển đổi số là công nghệ

Tất cả chúng ta đều đã nghe những thống kê đáng báo động về chuyển đổi số, bao gồm tỷ lệ thất bại ước tính 70% và 900 tỷ đô la bị lãng phí chỉ trong một năm.

Tạp chí Harvard Business Review cho rằng những thất bại này xuất phát từ niềm tin sai lầm rằng chuyển đổi số thành công bắt nguồn từ chính công nghệ.

Không phải công nghệ đâu! Chính Con Người mới là yếu tố quyết định. Rất nhiều doanh nghiệp in và bao bì đã ổn định lâu dài và cần một chiến lược phù hợp để phát triển. Vậy chiến lược nào là phù hợp? Có phải do các chuyên gia tên tuổi định hướng không? Có thể thuê người làm chiến lược không? Câu trả lời là tất cả đều phụ thuộc vào người đứng đầu doanh nghiệp hoặc một hội đồng quản trị đủ tầm. Nhiều doanh nghiệp sẵn sàng chi hàng tỷ đồng để thực hiện việc số hoá đơn giản nhưng đã thất bại vì chính người đứng đầu không hiểu thấu đáo về chuyển đổi số và chưa đánh giá hết những thách thức cũng như lợi ích mà số hoá mang lại.

Việc xây dựng phần mềm quản trị doanh nghiệp cũng vậy, nhiều người cho rằng chỉ cần có tiền thì sẽ xây dựng được phần mềm tốt để vận hành công ty, nhưng 100% các nguyên nhân thất bại luôn nằm ở chỗ người đứng đầu không nói được cho lập trình viên biết là họ muốn gì, ngộ nhận lớn nhất là công  ty phần mềm có thể làm được tất cả trong khi họ chỉ là những người làm theo chỉ thị của doanh nghiệp! Một khi doanh nghiệp chưa có một lưu đồ vận hành theo kiểu truyền thống tốt thì doanh nghiệp đó khó có thể có một phần mềm quản trị tốt được.

Các nghiên cứu cũng đã chỉ ra “Công nghệ số cung cấp khả năng tăng hiệu quả và trải nghiệm tốt với khách hàng. Tuy nhiên, nếu không có tư duy đúng đắn để thay đổi hoặc các phương thức tổ chức hiện tại còn thiếu sót, chuyển đổi số sẽ phóng đại những sai sót đó”.

Các nhà nghiên cứu từ Deloitte và MIT Sloan Management Review cũng đưa ra kết luận tương tự: “Thách thức thực sự là làm thế nào để thay đổi tư duy của mọi người, văn hóa công ty và cách mọi người suy nghĩ và làm việc. Đó là một sự thay đổi quan trọng hơn nhiều so với việc chỉ áp dụng công nghệ.

Chuyển đổi số thực sự bắt nguồn từ con người. Điều doanh nghiệp cần làm là xây dựng đội ngũ có khả năng:

  • Tạo và thực hiện chiến lược kinh doanh tập trung vào tương lai,
  • Hiểu biết về các điểm mạnh và yếu, nhu cầu và mục tiêu của công ty cũng như về ngành mình đang hoạt động,
  • Sử dụng tất cả các nguồn lực đang có,
  • Làm việc với tổ chức mỗi ngày,
  • Đóng góp cho sự phát triển của doanh nghiệp,
  • Chủ động tìm hiểu xu hướng kinh doanh và công nghệ,
  • Cuối cùng, nhưng quan trọng hơn cả, lãnh đạo công ty cần thúc đẩy sự thay đổi văn hóa và tư duy một cách hiệu quả.

Kaihan Krippendorff, chiến lược gia về công nghệ kỹ thuật số trong Fortune Global 100, cũng đã từng nhắc đến tầm quan trọng của con người và văn hóa đối với thành công của một chuyển đổi. Chuyển đổi số đòi hỏi phải có niềm tin & sự kiên trì, nhưng ưu tiên hàng đầu vẫn phải là nỗ lực thay đổi văn hóa doanh nghiệp một cách sâu và rộng.

Ngộ nhận #3: Thử nghiệm công nghệ số đầy rủi ro và tốn kém

Đa số các doanh nghiệp, khi bước vào chuyển đổi, đều có quan ngại như vậy. Trong thực tế, thử nghiệm trước là một cách hiệu quả để kiểm tra và đánh giá lại các giả định ban đầu, đồng thời góp phần tăng đáng kể tỷ lệ thành công việc chuyển đổi.

Nếu bắt đầu chuyển đổi ở quy mô nhỏ, những mục tiêu cụ thể mà doanh nghiệp trong giai đoạn này đặt ra chắc chắn sẽ được đáp ứng.

Sau đại dịch Covid-19, công nghệ đã trở nên phổ biến & phát triển nhanh hơn bao giờ hết. Do vậy, các quy trình, thử nghiệm & triển khai của bạn phải thích nghi nhanh chóng.

Isaac Sacolick, Chủ tịch của StarCIO và tác giả của cuốn sách “Kinh doanh trong thời đại 4.0” khuyên rằng:

Bạn có thể bắt đầu chuyển đổi cùng một người dẫn dắt, một ê-kíp tận tâm hay một loạt các thử nghiệm được thực hiện nhanh chóng để thu thập và học hỏi từ dữ liệu. Trước tiên, các nhà lãnh đạo nên tập trung vào các lĩnh vực liên quan trực tiếp đến khách hàng và sự tăng trưởng, vì những điều này sẽ giúp tìm ra được các sản phẩm nào, trải nghiệm khách hàng nào và mô hình kinh doanh mới nào là phù hợp. Để thành công, các giám đốc điều hành cần thúc đẩy việc ra quyết định dựa trên dữ liệu”.

Ngộ nhận #4: Đối thủ của bạn đang ở vị trí kỹ thuật số tương tự và tốt hơn hết là nên chờ đợi họ

Bề ngoài, cách tiếp cận bảo thủ này cũng có vẻ có cái lý của nó. Tại sao không để người khác mạo hiểm đi trước rồi mình học hỏi từ thành công hay thất bại của họ, đặc biệt là bây giờ tất cả chúng ta đang đối mặt với quá nhiều sự bất ổn?

Nghiên cứu từ BCG cho thấy rằng chủ động chuyển đổi (hoặc phá đi xây lại) dẫn đến giá trị lâu dài cao hơn so với thay đổi do bị bắt buộc và nó sẽ nhanh hơn và chắc chắn hơn.

Ngược lại, các công ty áp dụng cách tiếp cận kiểu phản ứng để chuyển đổi sẽ phải chi nhiều tiền hơn, mất nhiều thời gian hơn, thay đổi cấp lãnh đạo nhiều hơn và kết quả là tỷ suất lợi nhuận trên đầu tư thấp hơn nhiều.

Thật ra, trong một câu chuyện chuyển đổi thành công thì chỉ có những người trong cuộc mới biết được tại sao và làm như thế nào. Rất nhiều giám đốc nhà in hay đi tham quan các doanh nghiệp in thành công và phát hiện ra rằng bên ngoài họ cũng giống mình, thậm chí còn thua mình. Vậy điều gì cần phải học hỏi ở đây? Đó là văn hoá doanh nghiệp, là hệ thống quản trị sản xuất  – kinh doanh –  đào tạo & phát triển nguồn lực … mà chúng ta rất khó khám phá, chỉ qua một chuyến viếng thăm.

Tôi khuyên các công ty nên đẩy nhanh nỗ lực chuyển đổi số để định vị lại công ty thay vì chờ đợi đại dịch qua đi”, cô Kamales Lardi, Đối tác quản lý tại Lardi & Partner Consulting và Chủ tịch Hội đồng Cố vấn MBA, Đại học Durham nói.

Thay đổi luôn tốt hơn một thái độ phòng thủ hoặc tư tưởng chờ đợi các vấn đề sẽ tự biến đi, mà ta không cần làm gì.

Nói tóm lại, khi áp dụng công nghệ mới vào việc kinh doanh, sản xuất và vận hành, hiểu đúng, hiểu đủ với môt tâm thế sẳn sàng thay đổi để tồn tại và phát triển thì chúng ta mới đi xa và đi nhanh hơn được.

Trần Kiết Toàn & cộng sự
Công ty ePrintPack (ePP)

Chuỗi bài viết Chuyển Đổi Số cho Ngành In và Bao Bì: Phần 1, Phần 2, Phần3, Phần 4

Xem tất cả Bài viết liên quan